勤怠管理システムとは？仕組み・メリット・導入する理由を解説

企業で働く従業員の勤務時間を正確に管理することは、労務管理において非常に重要です。
そこで多くの企業が導入しているのが勤怠管理システムです。

しかし、

• 勤怠管理システムとは何か
• エクセル管理と何が違うのか
• 導入するとどんなメリットがあるのか

と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、勤怠管理システムの基本からメリット、導入する理由までわかりやすく解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間を管理するためのシステムです。

主に次のような情報を管理します。

• 出勤時間
• 退勤時間
• 勤務時間
• 残業時間
• 休暇・休日

従来はタイムカードやエクセルで管理する企業が多くありましたが、現在ではクラウド型の勤怠管理システムを利用する企業が増えています。

勤怠データを自動で集計できるため、管理の手間を大きく減らすことができます。

勤怠管理の主な方法

勤怠管理にはいくつかの方法があります。

タイムカード

タイムカードは昔から使われている勤怠管理方法です。出勤時と退勤時にカードを機械に通して打刻します。

ただし次のようなデメリットがあります。

• 集計を手作業で行う必要がある
• 計算ミスが起こりやすい
• 管理に時間がかかる

そのため最近では利用企業が減っています。

エクセルによる勤怠管理

エクセルで勤怠管理を行う企業も多くあります。

エクセルのメリットは

• コストがかからない
• 自由に管理できる

という点です。

しかし

• 入力ミスが起きやすい
• 集計作業が必要
• 管理が属人化しやすい

などの問題があります。

クラウド勤怠管理システム

最近多くの企業が導入しているのがクラウド型の勤怠管理システムです。

Webブラウザから出勤・退勤を打刻でき、勤務時間を自動で計算します。

クラウド型の特徴は次の通りです。

• ブラウザから簡単に打刻
• 勤務時間を自動集計
• データをクラウドで管理

そのため、中小企業や店舗でも導入が増えています。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、次のような機能があります。

①出勤・退勤の打刻

従業員は出勤時と退勤時に打刻します。
最近のシステムでは、パソコンやスマートフォンから打刻できるものが一般的です。

②勤務時間の自動計算

出勤時間と退勤時間から、勤務時間を自動で計算します。

これにより手作業の集計が不要になります。

③勤怠データの管理

勤怠データは一覧で管理できます。

• 月別勤怠
• 従業員別勤務時間
• 勤怠履歴

などを簡単に確認できます。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することで、企業には多くのメリットがあります。

①勤怠管理の業務を効率化できる

従来の勤怠管理では

• タイムカードの確認
• エクセル入力
• 集計作業

など多くの作業が必要でした。

勤怠管理システムを導入すると、勤務時間が自動で集計されるため、業務を大幅に効率化できます。

②計算ミスを防げる

手作業で勤怠管理を行うと、計算ミスが発生することがあります。

勤怠管理システムでは、自動計算されるためミスを防ぐことができます。

③リアルタイムで勤務状況を確認できる

クラウド型の勤怠管理システムでは、従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。

そのため

• 残業時間の把握
• 勤務状況の確認

などが簡単に行えます。

勤怠管理システムは中小企業にもおすすめ

以前は勤怠管理システムは大企業向けのシステムでした。

しかし最近では

• クラウド型
• 低価格
• 簡単操作

のサービスが増えています。

そのため

• 中小企業
• 小規模事業者
• 店舗

でも導入しやすくなっています。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶときは、次のポイントを確認しましょう。

①操作が簡単か

勤怠管理は毎日使うものです。
そのため、操作が簡単なシステムを選ぶことが重要です。

②クラウド型かどうか

クラウド型であれば

• インストール不要
• どこからでもアクセス可能

というメリットがあります。

③料金が適切か

勤怠管理システムはサービスによって料金が大きく異なります。

特に小規模企業では、低価格でシンプルなシステムを選ぶことが重要です。

まとめ

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・勤務時間を管理するためのシステムです。

最近ではクラウド型の勤怠管理システムが増え、

• 勤務時間の自動集計
• ブラウザからの打刻
• 簡単な勤怠管理

が可能になっています。

エクセルやタイムカードで管理している企業でも、勤怠管理システムを導入することで

• 業務効率化
• 計算ミス防止
• 管理の簡素化

といったメリットがあります。

自社に合った勤怠管理システムを選び、効率的な勤怠管理を実現しましょう。

今すぐ簡単な勤怠管理を始めましょう

エクセル管理やタイムカードの面倒な勤怠管理から解放されませんか？

このクラウド勤怠管理システムなら、【簡単】【低価格】【直ぐに使える】勤怠管理を実現できます。

「カード登録不要で、まずは使い心地を確認」14日間無料で、実際に体験してください。