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Excelを「使い続ける会社」と「卒業できる会社」の決定的な差

〜エクセルからWebシステム化で業務がどう変わるのか〜

「受注管理がExcelで限界を迎えている」
「Excelファイルが増えすぎて、どれが最新かわからない」
「属人化がひどく、担当者が休むと業務が止まる」

こうした悩みを抱える企業は少なくありません。
Excelは非常に優秀なツールですが、使い続ける会社と卒業できる会社では、数年後に大きな差が生まれます。

Excelを使い続ける会社の特徴
ExcelからWebシステム化できる会社の特徴
失敗しないExcelシステム化の進め方

を、現場目線で詳しく考察します。

なぜ多くの会社は「Excelを使い続けてしまう」のか

Excelは導入が簡単で、誰でも使えるため、以下の理由で業務の中心になりがちです。

初期費用がかからない
現場で自由にカスタマイズできる
IT部門に依頼しなくても運用できる

その結果、次のような状態に陥ります。

Excelを使い続ける会社の典型的な課題

ファイルが複数存在し、データが分散している
同時編集できず、更新待ちが発生する
マクロがブラックボックス化している
担当者しか仕組みを理解していない
社員が増えるほど管理が複雑になる

これらはすべて、**Excelが悪いのではなく「業務規模に合っていない」**ことが原因です。

「Excelを卒業できる会社」は何が違うのか

Excelを卒業できる会社には、ある共通点があります。

1. Excelを「道具」として正しく評価している

Excelを万能ツールとして扱わず、

データ入力
集計
管理
の限界を理解しています。

その上で、

「ExcelはExcelのまま活かし、仕組みはWeb化する」という判断ができています。

2. 業務を“仕組み”として捉えている

Excel卒業に成功する会社は、「誰がやっても同じ結果になる仕組み」を重視します。

受注入力
進捗管理
請求データ作成
問い合わせ管理

これらを個人のExcel操作ではなく、システムとして整理します。

3. いきなり大規模システムを作らない

失敗するケースで多いのが、

最初からフルスクラッチの高額システムを作る

という選択です。

成功している会社は、

今使っているExcelをベースに
必要な部分だけをWebシステム化
小さく始めて徐々に拡張

という進め方をしています。

ExcelからWebシステム化すると何が変わるのか

ExcelをWebシステム化すると、業務は次のように変わります。

データが一元管理される

最新データが常に1つ
ファイル探しが不要
社内外からアクセス可能

同時編集・リアルタイム共有が可能

複数人が同時に利用できる
入力ミスや転記ミスが減る
業務スピードが向上

属人化から解放される

マクロ職人に依存しない
引き継ぎが簡単
人が変わっても業務が回る

「Excel業務効率化」と「Excelシステム化」の違い

ここは非常に重要なポイントです。

比較内容	Excel業務効率化	Excelシステム化
主な手段	マクロ・関数改善	Webシステム連携
対象	個人・部署	会社全体
拡張性	低い	高い
将来性	限界あり	長期運用可能

一時的な改善ならExcel業務効率化、将来を見据えるならExcelシステム化が適しています。

失敗しないExcel→Webシステム化の進め方

ステップ1：今のExcel業務を整理する

何のためのExcelか
誰が使っているか
どこが一番困っているか

ステップ2：Excelを“入力画面”として活かす

Excelを完全に捨てる必要はありません。
入力はExcel、管理・共有はWebという形も非常に有効です。

ステップ3：小さく作って、すぐ使う

まずは1業務
1画面
1機能

から始めることで、失敗リスクを大きく下げられます。

初期費用を抑えてExcelをWeb化したい企業へ

「システム化は高そう」
「うちの規模では無理では？」

そう思われがちですが、Excelを活かしたWebシステム構築なら、低コストで始められます。

当社のサービスの特徴

初期費用：8万円〜
月額：1万円〜
既存Excelを活かしてシステム化
中小企業・現場業務に特化
システムの買取も可能

「今のExcelをどうにかしたい」その悩みを、無理のない形で解決します。

Excel業務でお悩みの方へ

Excelが限界にきている
システム化したいが何から始めればいいかわからない
費用を抑えてWeb化したい

そんな方は、まずはお気軽にご相談ください。

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エクセルファイルの管理に限界を感じたら

エクセルで顧客管理を行っていたり、商品の売上や在庫管理などもエクセルを利用しているケースは多いのではないでしょうか。
エクセルは簡単に管理が行えて、金額や数値の集計を行うには大変便利です。
エクセルのシート間やファイルごとの集計も、マクロやＶＢＡを利用することで、集計の自動化も可能です。

しかし、扱う品目や項目が増えてきたり、データー量が多くなると管理するのが大変です。
どのエクセルファイルに何を記録してあるのかなど、すぐに必要な情報にアクセスするのが難しくなってきます。
そのような状況になりましたら、そろそろエクセルファイルで管理すのは限界になります。

同じチームメンバーや課員・部員と情報を共有し、一元管理おこなうことが更に望まれるようになります。
Data Base（データーベース）やＷＥＢシステムを利用することで、意外に簡単に希望のシステムが構築できます。

その理由は、
システムの開発期間が以前より格段に短くなったことで、低価格でシステム開発が可能となりました。
また、データーベースシステムのオープンソース（無料で利用可能）が、普及したことで高額な費用が必要なくなりました。

エクセルファイルにより管理に限界や不便をかんじましたら、一度、クラウドＷＥＢシステムオーダーメイド開発の導入を検討してみたら如何でしょうか。
思ったよりも、低価格で簡単に導入することができると思います。

クラウドとは

最近よくする耳するクラウドとはどのようなシステムでしようか？
クラウドは、ＷＥＢサーバーやＤＢシステムなど、システムに必要な基盤を簡単に早く低価格そして安全に提供するシステムです。
以前、数社百万円や数千万円も必要であった、ＷＥＢサーバー、ＤＢ、ファイアーウォール（防火壁、Firewall）、ルーターなどが、月額数千円から利用が可能になりました。

しかも、そのようなシステムを構築するには何週間も必要であり、建物の耐震構造や無停電システムの構築にも高額な費用が必要です。
しかし、現在ではアマゾン社の「Amazon Web Services」やグーグル社の「Google App Engine」などは、全ての機能を備えており、安全・安心に利用することが可能となりました。
今後、多くのシステムがクラウドを活用したシステムへ移行されるのではないでしょうか。

クラウドは万能では無く、セキュリティ面で不安を感じる所もあります。
自社で管理していた重要な情報を、他社のサーバーで管理することでデーターのバックアップや保管は大丈夫なのか。
グーグル社の「Google App Engine」など、震災時に停止する事無く運用された実績もあります。

クラウドを利用することで、多くの利便性や業務の効率化など、以前にまして利益を享受することができます。
従来のように、サーバーやＤＢ・無停電システムなどを自社購入して運用するのか、低価格で簡単に導入できるクラウドを利用するのかは、ケースバイケースで考える必要があります。

重要情報や機密情報などを扱わないシステムであれば、クラウドを活用したＷＥＢシステムなど検討してみる価値はあると思います。

WEBシステム開発のメリット

初めてＷＥＢシステムをご検討される場合などは、わからないことが多く不安に思われるかもしれません。
しかし、自社でサーバーを購入し設置する場合よりもクラウド型を利用すれば、費用も安く思ったより簡単に導入することができます。

ＷＥＢシステムを導入する場合、お客様がご検討されていることがシステムで実現可能か、システム構築にはどれぐらいの費用と期間が必要なのか等、
開発会社と打合せを行い進めることになります。

WEBオーダーメイドシステム開発のメリット

①お客様の業務に合わせてシステム開発が可能で、業務の流れに合っていることで使い易しシステムが構築できます。
②導入後、システムの改変が可能であり、社内の変化や業務の流れが変わった場合など対応が可能です。
③他のシステム連携や、エンドユーザー様との関連や付加価値を構築することや、全体の業務効率にも役立ちます。
一般的には、パッケージシステムが低価格で導入が可能です。
しかし、業務になったカスタマイズのプログラム変更など対応できない場合が殆どです。
プログラムのカスタマイズが可能でも高額な開発費用が発生する場合もあります。
クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

WEBシステム開発が思ったより簡単に導入できる

クラウドの普及によって、従来からシステムを開発しての所有型から、クラウド型の利用型にする企業が増えてきています。

委託開発型では、開発費が一括で支払う必要がありシステムの導入の障壁でもありましたが、クラウド型の使用型にすることで、
一括の開発費は不要で、少ない初期費用と月額料金で業務に合ったシステムを導入することが可能になります。

クラウド型ＷＥＢシステムの得意なシステムは、小規模なシステムに向いております。
例として、
①予約システム
②顧客管理システム
③受発注システム
④見積システム
⑤イベント管理システム
⑥社内の情報共有

などです。

それ以外でも、業務や業種に特化したシステム開発も可能です。

クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

社内システムのクラウド化やWEBシステムのメリット

最近、クラウドが幅広く普及し、多くの企業が利用されています。
業務用システムなど一般企業の情報システムなどにもクラウド化が浸透してきています。

一般企業の社内システムの課題や中規模の情報システムの良く聞く現状は、
・システム管理者が少数で他の業務と兼務している
・サーバー台数は数台で、機器やＯＳの更新が進まずサーバーの老齢化が進んでいる
・システムの２重化はあまり行われておらず、バックアップを定期的に実施してる
・システム管理者は少数で、システムが増加し運用管理の負担が増加している
・複数店舗や複数拠点で、顧客情報や対応情報及び商談履歴の一元管理を行いたい

社内システムのクラウド化とＷＥＢシステム化のメリット
・物理的なサーバーの管理から解放される
・物理的なサーバー障害時の対応が無くなり、復旧時時間も短縮される
・投資コストの面でも、初期費用や月額料金によって、低価格で移行が可能である。
更に、Google App Engine やAmazon Web Services のクラウドを利用すれば、安心で安全にＷＥＢシステムをご利用することができます。
また、クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

WEBシステムでイベント・セミナー管理

いまや、イベントやセミナーなどを開催する場合、インターネットからの予約受付が一般的になって来ています。
ホームページで、イベントやセミナー情報を公開し、参加希望の人が予約を簡単に行えることで、セミナーやイベントの参加者が増加します。
ＦＡＸや電話での受付も必要ですが、ホームページから情報を告知していますので、ホームページから予約受付することが一番重要です。

セミナーの種類や開催日時も多い場合、定員数の管理や参加者情報の管理、及び出席確認・参加後のフォロー連絡など、
システムを導入する事で、短時間で間違いのない運用が確実にできます。
クラウド型ＷＥＢシステム開発なら、多種多様なイベントやセミナーの受付から出欠・フォロー連絡まで一元的に管理できます。
ブラウザさえあれば、時間と場所を選ばず何処からでも利用することが可能です。
また、タブレット対応の開発も可能ですので、セミナー会場で出欠の確認もできます。
更に、Google App Engine やAmazon Web Services のクラウドを利用すれば、安心で安全にＷＥＢシステムをご利用することができます。
また、クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

WEBシステムで塾管理システム

学習塾も成績が向上するような指導と管理が必要と思われます。

生徒個人ごとの、入会情報・兄弟情報・選択コース・志望校・特別講習受講履歴など管理したい。
複数の塾（教室）の生徒・成績などの情報を一元管理するには、オーダーメイド開発がおススメです。

また、成績管理として、
・生徒の成績推移
・各学校で行われるテストに対応した成績
・自塾が持っている受験校合格ライン情報に合わせた成績
・学校で実施されている期末テストや塾テストの情報をきちんと管理
・テストごとにきちんとしたデータを学生に渡したい

費用管理として、
・生徒の請求内容や入返金を確認
・金融機関用の口座振替
・請求書作成と発行
クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格・短納期で開発し、学習塾に合った使い易いシステムが構築可能です。
新たに、サーバーなどの機器を購入する必要もなく、ブラウザさえあれば場所を選ばず利用することができます。
更に、Google App Engine やAmazon Web Services のクラウドを利用すれば、安心で安全にＷＥＢシステムをご利用することができます。
また、クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

WEBシステムで顧客対応履歴システム

顧客対応情報は、従業員の個人・個人が持っていて、一元的に管理されていない場合があります。
その対応履歴を管理することは、大変であり対応業務も増加することになり難しくなってきます。
特に、多店舗での管理やパソコンが苦手の場合など、必要な機能のみ追加し画面も使い易くできる、オーダーメイドシステムがおススメです、

例として、
・商品やサービスの問合せ
・会社や従業員に対してのクレーム、その後の対応
・見積提出やその後の進捗管理
・顧客からのアンケート情報の管理

など、
クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格・短納期で開発し、業務に合った使い易いシステムが構築可能です。
新たに、サーバーなどの機器を購入する必要もなく、ブラウザさえあれば場所を選ばず利用することができます。
更に、Google App Engine やAmazon Web Services のクラウドを利用すれば、安心で安全にＷＥＢシステムをご利用することができます。
また、クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。

WEBシステムで美容院・サロン予約システム

WEBシステムから、美容院や・サロンの予約システムをご利用することができます。
複数店舗で顧客情報や対応履歴（カルテ）情報及び、予約情報をを一元管理するのは、オーダーメイドシステムがおススメです。
美容師などを指定し、予約するシステム開発も可能です。
24時間365日の予約受付、ホームページと同時に導入することも、開設後にシステムを導入して利用することも可能です。
勿論、スマートフォンからの予約受け付けも可能です。

美容院・サロンの業務は多忙で、予約の電話を受け付けることも大変ではないでしょうか。
お客様にしても、昼は勤務時間で電話できなく、帰宅後では美容院・サロンの営業時間が終了していて、なかなか予約の電話が掛けられない。
WEBシステムで美容院・サロン予約システムを構築し、導入することで、お客様にも喜ばれ売上の機会損失防止にも役立ちます。

クラウド型ＷＥＢシステム開発なら、美容院・サロンに合った予約システムが可能であるのと、サーバーなどの機器をあらたに購入する必要がありません。
ブラウザさえあれば、時間と場所を選ばず何処からでも利用することが可能です。
更に、Google App Engine やAmazon Web Services のクラウドを利用すれば、安心で安全にＷＥＢシステムをご利用することができます。
また、クラウド型ＷＥＢシステムオーダーメイド開発ならば、低価格な月額料金からお客様の業務に合ったシステム開発が可能です。