上番・下番の時刻が分かれば、勤務情報としても活用出来るという事は以前にも述べました。

では、どう連動させる事が出来るのでしょうか？

弊社の警備管制システムは、警備員の勤務状況を一覧表にしてCSV形式で出力する事が出来ます。

この情報を勤怠管理部門に持って行けば、それだけでも助かるのではないかと思います。

でも、この方法だとペーパーなので、勤怠管理部門がその情報を一々入力しなければならない事も事実です。

そこで、弊社では上番・下番情報をタイムカードシステムと連携し送信登録が出来るように設計されています。

そうなれば、勤怠管理部門の担当者が入力する手間は省けます。

当然、タイムカードシステムの新たな導入は必要となって来ます。

しかし、せっかく警備管制システムのデータが活用出来るのですから、使わない手はないのではないでしょうか。

それに、データの出どころは一つなのですから、管制部門の勤務状況と勤怠管理部門で計算した警備員のデータが不整合という事も無くなるのです。

システム導入のメリットとして、全員が情報をリアルタイムに共有出来る事があげられます。

担当者に聞かなければ分からないから、パソコンの画面を見れば誰でも分かる化になるからです。

管制の業務で重要なのは、警備予定や警備員の配置情報などが有ります。

その情報は、パソコンの画面からリアルタイムに閲覧する事が可能となります。

その逆に、未配備の警備員の情報も閲覧出来る訳ですから、あと何人分の受注が可能かも分かります。

この情報を営業部員に提供すれば、オーバーブッキングは無くなる事でしょう。

仮にオーバーブッキングが発生すれば、本来休暇を与えなくてはならない警備員に対して、出勤を強制する事にもなりかねません。

いわゆる過重労働に結び付いて行くわけです。

過重労働の連続は、警備員の質の低下に結び付くだけでなく、ストレス過多の原因にもなります。

その結果、会社自体に悪いイメージを与えてしまうかも知れないのです。

企業には様々な日報や報告書などがあり、集計作業を行っています。

人が業務において手書きによって作業を遂行していく場合、作業後そのデータを活用しようとした時、社内で保管されている資料を集計、分析するには多くの労力や時間が必要になってしまいます。

この手書き作業をパソコンに入力することで、欲しい情報が欲しい時に簡単に活用することが可能になります。

無駄な時間を費やす必要がなくなります。

また、パソコンで処理されるものは、全員が共有して閲覧も出来る為、手書きの報告書のように回し読みの必要もなくなります。

しかし、手書き作業が完全になくなるものでもありません。

個人用のメモは、一々パソコンで処理するよりは、手書きで済ませた方が早いかも知れないからです。

IT技術の浸透に伴い、特に大企業ではシステムの複雑化が加速しています。

そして、そのシステムを運用する部署には大きな責任がのしかかります。

システムの運用に関しては、手を抜けないと言ったところでしょうか。

システムは決められた通りに運用すれば、アウトプットとして欲しい情報が欲しい時にいつでも簡単に活用することができます。

しかし、誤った操作、簡単に言えば誤ったデータを入力すれば誤った情報が、アウトプットされてしまいます。

こういった属人的な作業を自動化する方法もあるが、人的な作業をただ自動化すれば良いというものではありません。

システムの運用を正しく行う事は勿論ですが、ここで大切なのは、システムに何を求めているのかをきちんと洗い出し、その上でシステムを駆使していくことでしょう。

そうする事によって作業の省力化が図れ、更には生産性を高めていく事に繋がるのではないでしょうか。

警備管制システムの導入により、上番・下番業務が飛躍的に短縮される事は、今まで述べた通りです。

さて、上番・下番が自動的にシステムに反映されるという事は、警備員の労働時間が把握出来るという事も意味しています。

下番－上番－休憩時間＝労働時間という事になります。

その一か月の合計時間が、警備員一人一人の総労働時間という事になります。

勤怠管理の側面から見れば、特定の警備員に業務が集中していないか？

連続勤務により、休暇付与はどうなっているのか？

また、その逆に、全くといっていい程、配備予定のない警備員はいないか、等々です。

健康管理の側面から見れば、特定の警備員への業務の集中を分散する事により、メンタルヘルスの支援にも役立つのではないでしょうか。

一つのシステムを導入する事により、そして入力されたデータを活用する事により、様々な業務に活かせる可能性があるのです。

せっかくシステムにデータを蓄積させているのですから、そのデータを最大限に活用しては、いかがでしょうか。