システムにデータは蓄積されていきます。

ある程度データを蓄積出来たら、営業部門に役立つデータを作ってみては如何でしょうか。

例えば、警備員の配備実績などがあげられます。

どの受注先から、どの位の人数の警備員配備実績があったか、などです。

営業部員は、受注の多い業者には感謝の意を表し、受注の少ない部門には、受注増を働きかける事でしょう。

また、警備実績ですが、今まで受注のあった業者で、ある時から全く警備員の配備要請が来なくなった業者の情報を提供してあげるのも、営業部門にとっては効果的かも知れません。

業者が既に倒産してしまっているなどの、特別な事由がない限り、他の警備会社に変更されてしまった可能性があるからです。

そうした業者には、営業部門が今後、重点的に営業活動を展開していく事になるでしょう。

今までは、上番下番の電話応対に追われていた業務。

でも、それがシステムを導入する事によって解決されます。

その意味するところは、不測の事態に早めに対応が可能となる事です。

例えば、急な欠勤、遅刻、体調不良などによる早退などである。

現場では、警備員の未着による業務遅延などが発生してしまうと、警備業務をご依頼したお客様に多大なご迷惑をお掛けする事にもなりかねません。

システムで配備する警備員が決まれば、その逆に未配備の警備員が一覧で分かります。

警備員の欠勤報告を受けたら未配備の警備員一覧表から適切な代替要員を素早く配備させる事も出来るし、体調不良で早退を希望する警備員にだって対応出来ます。

上番下番の連絡に追われていれば、上記の不測の事態に対しては対応が遅れてしまう事もあるかも知れません。

このような事が、解消されるという事は、会社にとってお客様の満足度向上にもつながるのではないでしょうか。

どの企業でも、業績を伸ばしたい。そんな事を思うのは当然の事でしょう。

システムの運用で、警備員の配備業務は飛躍的に短縮されます。

だが、業務が短縮されればそれで良いというものではありません。
　
逆の事を考えてみましょう。それは、配備されなかった警備員の方の事です。

つまり、予定がない警備員の方は一体どう考えているでしょう。

週休二日制が定着している昨今、一日や二日予定が無くてもそれは当たり前と考えられますが、数日間連続して続けば、その警備員は仕事がもらえない、この会社にいても稼げないなどの理由で退職を考える人も出てこないとは限りません。

警備員の方の定着率の向上を目指す為にも、均等に仕事を割り与える事も重要なのではないでしょうか。

警備依頼をされるお客様に対して、警備員の数が足りないなどの理由で受注の機会を減らさないように努める事も必要でしょう。

システムを導入すれば、警備員の配備を行う担当者の負担は軽減されます。

という事は、労務コストの削減にも結び付くのではないでしょうか。

そうなれば、空いた時間を更に別の業務に活かせます。

この事は、過去のブログでも述べてきた通りです。

また、システムで登録・追加・削除・変更などの操作は、全員が共有出来るのです。

従って、業務の属人性の排除にも結び付きます。

全員が共通のデータを基に、業務が遂行されるのです。

担当者に聞かなければ分からないから、画面を見れば誰でも分かる化が実現されるのです。

更に、日々入力されたデータは、システムに蓄積されていきますので、後日、過去の業務内容・実績などの分析にも役立たせる事が可能となるのです。

いわゆる、経営分析に使える訳です。その分析から今後の実績を予想する事や営業戦略に役立たせてみてはいかがでしょうか。

日々の業務が将来の戦略に結びつくというものです。

システムでは、様々な情報を出力するために、様々な情報を入力します。

つまり、得たい情報は入力なくしては得られないからです。

そして、正確にシステムを運用していくためには、データを常に最新のものにしておかなければなりません。

その基になるデータの一つのマスターデータが有ります。

今回は、マスターデータの中で、警備員のマスターデータについて説明していきます。

各々の警備員には、どんな情報が必要なのでしょうか。

性別・氏名・年齢・住所・電話番号・メールアドレスなど多岐に渡る情報の入力が必要でしょう。

マスターデータは一度入力すれば、永久に不変という訳ではありません。

先程、述べました情報が変更になる事はあります。例えば、引っ越しによる住所変更があります。

現場に一番近い警備員を向かわせようとしたところ、住所変更により一番遠かったなんてことにもなり得るかもしれません。

効率を求めて行っていた事が、実は非効率であったなどと言う事にもなりかねません。

このように、情報は常に最新のものにしておく必要があるのです。