― 管制業務を「人の記憶」から「仕組み」に変える方法 ―
受注ミスは「注意不足」ではなく「管理方法の限界」
「受注は入っていたはずなのに、警備員が手配されていなかった」
「資格条件を満たしていない警備員を配置してしまった」
「請求書を出し忘れていた」
このようなトラブルに、心当たりはありませんか。
多くの警備会社では、今もなお Excelを中心に受注・管制・請求管理を行っています。
しかし会社規模が少しずつ大きくなるにつれ、
- ミスが減らない
- 管制担当の負担が限界
- 管理が属人化している
という問題が顕在化してきます。
実はこれらの問題、担当者の能力や努力の問題ではありません。
原因は明確に、「Excel管理という仕組みそのもの」にあります。
なぜExcel管理では受注ミスがなくならないのか
①情報が分断され、全体像が見えない
警備業務では、以下の情報が密接に関係しています。
- 受注情報（日時・場所・人数・条件）
- 警備員の資格情報
- 休日・希望休
- 配置計画
- 勤怠実績
- 請求情報
Excel管理の場合、これらが
- 別ファイル
- 別シート
- 別担当者
で管理されがちです。
結果として、「受注はあるが、配置に反映されていない」という致命的な抜け漏れが発生します。
②警備資格・条件確認が目視と記憶に依存
雑踏警備・交通誘導など、警備業務では資格要件が厳格です。
Excelでは、
- 有資格者かどうか
- 現場条件を満たしているか
を 人が見て判断する必要があります。
どれだけ注意していても、
- 見落とし
- 思い込み
- 確認漏れ
は必ず起こります。
これが 配置ミス・是正指導・信用低下につながります。
③休日・希望休の反映がリアルタイムでできない
警備員の休日や希望休が、
- 別シート
- 紙
- 口頭連絡
で管理されていると、
- 最新情報が反映されていない
- 配置後に出勤不可が判明
といった事態が起こります。
その結果、急な差し替え・管制担当の残業・現場混乱を招きます。
④現場報告が遅れ、勤怠・請求に影響する
紙の日報や後日報告では、
- 実際に警備が行われたか
- 開始・終了時刻
- 異常の有無
をリアルタイムで把握できません。
これにより、
- 勤怠データのズレ
- 請求金額の誤り
- 未請求の発生
といった 経営に直結する問題が起こります
Excel管理の限界を超える「Web警備管理・管制システム」
これらの課題は、情報を一元化したWeb業務システムに切り替えることで解決できます。
警備管理・管制システムでできること
①受注情報の一元管理
- 受注入力と同時に管制・請求データへ連動
- 入力漏れ・転記ミスを防止
②警備資格・休日を考慮したAI警備員配置
- 資格条件・休日・稼働状況を自動判定
- 配置不可な組み合わせをシステムが排除
- 管制担当の判断負荷を大幅に軽減
③警備員のスマホ報告
- 開始・終了・異常をスマホから即時報告
- 管制側はリアルタイムで状況把握
- 未実施警備の見逃しを防止
④勤怠管理システムとの連携
- 勤怠データを自動連携
- 二重入力・集計ミスを削減
⑤請求書の自動作成
- 実績データをもとに請求書を自動生成
- 請求漏れ・金額ミスを防止
無料版、初期費用＋月額、買取版で「属人化しない管制体制」を実現
Excel管理に依存した管制業務は、
- ベテランが休めない
- 引き継ぎが難しい
- 退職リスクが高い
という 経営上の大きな不安要素を抱えています。
Web警備管理・管制システムを、初期費用＋月額料金で導入することで、
- 誰が見ても同じ情報
- 誰でも同じ判断基準
- ミスが起きにくい業務フロー
を構築できます。
受注ミスを「防ぐ」仕組みを持っていますか？
受注ミスは、努力や注意では防げません。
防げるのは、仕組みだけです。
もし今、
- Excel管理に限界を感じている
- 管制担当の負担が増え続けている
- 会社規模の拡大に不安がある
のであれば、一度「管理方法そのもの」を見直すタイミングかもしれません。
よろしければ、受注ミスが起きない警備管制体制を、無料でご相談ください！
警備管理・管制システムについて、
- 自社業務に合うか知りたい
- Excelから移行できるか不安
- 費用感を知りたい
といったご相談は 無料で対応しています。