ITシステムを導入するにあたっての準備はどのようなことでしょう。
それは、システム管理にはある程度の専門的知識が必要である事でしょう。
情報漏洩・ウィルス対策・停電等によるシステムダウンなどに対してです。
また、システム導入に対しては、資金の確保が必要となることでしょう。
システム導入後に、業務のやり方が変更になった場合にはプログラムの修正や変更なども考えられます。
ITシステムは決められた作業に関しては、効果を発揮しますが、変更や修正には対応が必要になります。
ITシステムの導入に失敗しない為には、事前に準備と計画が必要となります。
また、現場の要望の抽出や標準化・マニュアル化をしっかり行っておく事も重要です。
ITシステムは膨大な作業やミスの防止には有効ですが、それを最大限に活かすためには準備も必要になります。
現代社会は、真にITシステムの時代と言っても過言ではないでしょう。
大企業はもちろん、中小、零細企業に至っても、パソコンが一台もないという企業は、まずないでしょう。
今まで手作業でこなしていた頃を思い出して見れば、各人の机の上または書類棚には分厚い台帳が山積みとなっていたのではないでしょうか。
そして、調べ事をするのに、その台帳の所までいって、分厚い台帳を端からめくっていたのではないでしょうか。
しかし、ITシステムを導入すれば台帳に替わって保管は小さな記憶媒体に替わります。
この事は、省スペース化にもつながるのです。
そして、調べ事は台帳をめくって調べる事から、パソコンに向かって検索という方法に替わります。
その調べ事の速さは、手作業で台帳を調べるより、はるかに効率が良いのです。
わざわざ、台帳のある所までいって調べなくても、机上で調べる事が出来るのです。
検索ボタン一つで調べたいことが検索できるのです。
警備管制システムは警備先に必要な情報を登録し必要な検索項目から、現在の警備先情報や過去の履歴検索も行えます。
１日単位での警備員の配置状況が表示されますので、配置計画後の警備配置漏れを確認することもできます。
一昔前は、従業員のデスクには山積みの台帳が・・・そして、現代はそれがパソコンに変貌。
更にシステム化が進めば人とのコミュニケーションは、疎遠となってしまうのでは？
果たしてそうでしょうか。
システム化によって今まで、膨大な時間を要していた作業時間が短縮されます。
その時間を、現場の方とシステムを運用する方とのコミュニケーションの時間に当てたらどうでしょうか。
現場は現場の人達にとって、システム運用者には気が付かない問題を抱えているかも知れません。
システム運用者にも、現場の方に要望やらお願いしたい事もあるのではないでしょうか。
お互いが問題を出し合って、双方で解決策を見出していく、そうする事によって、現場とシステム運用者との距離は縮まり、信頼関係も生まれます。
しいてはコミュニケーションの向上にも結び付いていくのではないでしょうか。
業務に追われていた日々から、解放されれば、今までやりたくても出来なかった事が可能となるのではないでしょうか。
前回は、売上予測について述べましたが、今回は警備員の採用についてです。
まず、警備員の年齢ですが、一般的に他の業種と比べて年配の方が多いのではないでしょうか。
また、転職組の人も多いのではないでしょうか。
そこで、警備員の配備人数ですが、過去の実績から月度毎に警備員の配備人数予測は可能かと思います。
という事は、業者からの依頼に対して充足出来るだけの警備員の人数を確保しておく必要があります。
現在５０人しか在職していない警備員に対して、それを超える受注は出来ないからです。
その事は、せっかくの売上チャンスを逃してしまう事にも繋がるはずです。
そんな事のないように、警備員の予測必要人数が分かれば、予め採用担当者に依頼する事も可能かと思います。
警備員の必要人数が常に確保されていれば、業者からの依頼に対応出来るのではないでしょうか。
警備員に人数不足が無いように対応するのも、満足度向上に繋がるはずです。
毎日、システムにデータを入力していけば、当然の事ながら膨大なデータが蓄積される事になります。
そのデータを使って、様々な事に活用してみてはいかがでしょうか。
例えば、警備依頼の業者からのデータです。
いつ、どの業者から何人の警備員の要請が来ているのか？などです。
このデータを基に今後の売上予測も可能になるのではないでしょうか。
もちろん、売上予測をするのは、一人当たりの警備単価も必要になりますが・・・。
データが揃えば、いつ、つまり月度ごとに、業者からの警備員の要請数×警備員の単価で業者ごとの売上予測は計算できることでしょう。
システムに入力されたデータは簡単に取り出せます。
今までの手作業では膨大な時間を費やす業務も、システムに入力されたデータを基に、簡単に集計出来るのです。
システムを応用する事によって、幅広い活用が生まれてくるのです。
クラウドを利用した警備管制システムを検討されてみてはいかがでしょうか。