受注が増えたのに、なぜか現場が混乱していませんか？
「ありがたいことに受注は増えている」「でも、管理が追いつかず現場が回らない」
警備会社の管理者・管制担当者から、よく聞く声です。
- シフト調整に追われる
- 資格確認ミスが増える
- 勤怠・請求処理が後回しになる
- 管理者が疲弊している
受注増＝会社の成長のはずが、実際には 管理負荷の増大によって、現場が混乱してしまう。
これは多くの警備会社が陥る「管理の罠」です。
警備会社が「受注増＝現場混乱」に陥る理由
①受注情報が分散し、全体像が見えない
受注情報が、
- 営業担当のExcel
- 用紙や白版ボード管理
- メール・FAX
- 口頭共有
とバラバラに管理されていると、「いつ・どこで・何人必要か」を即座に把握できません。
その結果、配置・調整が後手に回り、現場対応がギリギリになります。
②警備員配置が“人力”に依存している
受注が増えるほど、
- 必要人数
- 必要資格
- 日程・時間帯
の組み合わせは複雑になります。
それを管理者がすべて頭の中やExcelで判断すると、確認作業だけで時間が消え、ミスのリスクも増大します。
③勤怠・請求業務が後工程になりがち
警備業務では、
- 勤怠管理
- 請求書作成
が必須ですが、これらがシフトや受注情報と連動していないと、
- データの二重入力
- 確認作業の増加
- 締め日にまとめて処理
といった非効率が発生します。
解決策：受注情報を起点にした一元管理
①受注情報を「管理のスタート地点」にする
警備管理・管制システムをWeb業務システムとして導入することで、
受注情報を起点に、すべての管理業務を連動させることができます。
- 受注登録
- 必要人数・資格の設定
- 警備員配置
- 勤怠管理
- 請求書作成
これらが 1つの流れでつながります。
②AIによる警備員配置で調整工数を削減
本システムでは、
- 警備員ごとの資格
- 休日・希望休
- 既存の稼働状況
を考慮し、AIが最適な警備員を自動で配置します。
管理者は、ゼロから探すのではなく、提示された配置案を確認・調整するだけで済みます。
③勤怠管理システムと連携し、後工程を自動化
既存の勤怠管理システムと連携することで、
- 実績勤怠の自動反映
- シフトとの差異確認
- 請求書作成への連動
がスムーズに行えます。
「締め日に一気に処理する」状況から脱却できます。
効果：受注が増えても、管理人数を増やさず対応可能
管理工数を増やさず、受注拡大に対応
一元管理により、
- シフト調整時間の削減
- 確認作業・連絡作業の減少
- データ入力の手間削減
が実現します。
その結果、受注が増えても管理者を増員せずに対応できる体制が整います。
管理が安定し、現場品質も向上
管理に余裕が生まれることで、
- 配置ミスの防止
- 現場対応のスピード向上
- 警備員の不満・混乱の軽減
につながり、現場の安定と品質向上を支えます。
「受注を断らない会社」になるために
成長期の警備会社に必要なのは、気合や人手ではなく 仕組みです。
- 受注が増えても回る
- 管理が属人化しない
- 将来の拡大にも耐えられる
そんな基盤を作ることが、長期的な競争力につながります。
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